Termeni și Condiții de Utilizare

În cuprinsul prezentului document, termenii de mai jos au următoarele semnificații:

InvoiceManager.ro este o platformă SaaS (Software as a Service) de facturare online care oferă:

• Emitere facturi fiscale — cu șabloane personalizabile, numerotare automată și export PDF;
• Facturare repetitivă — generarea automată periodică a facturilor recurente;
• Gestionare clienți și produse — baza de date proprie, actualizabilă în timp real;
• Urmărire încasări — evidența plăților, restanțelor și scadențelor;
• Chitanțe și avize — emitere și stocare documente aferente;
• E-Factura (SPV) — descărcare și gestionare facturi primite de la furnizori prin ANAF;
• Rapoarte și statistici — evoluție lunară, distribuție clienți, solduri etc.;
• Export și integrări — PDF, e-mail, API.

Serviciile sunt furnizate „ca atare" (as-is) și accesibile prin browser web. Nu este necesară instalarea unui software local. Disponibilitatea este asigurată pe baza unui nivel rezonabil de efort (best-effort), cu perioade de mentenanță planificată anunțate în avans.

3.1 Crearea contului

Pentru utilizarea platformei este necesară crearea unui cont individual. La înregistrare, utilizatorul trebuie să furnizeze date corecte, complete și actualizate. Este interzisă crearea de conturi false, în numele altor persoane sau cu date de identificare fictive.

3.2 Responsabilitatea accesului

Utilizatorul este singurul responsabil pentru confidențialitatea credențialelor de autentificare (username și parolă). Orice activitate desfășurată din contul tău îți este atribuibilă, indiferent dacă a fost efectuată de tine sau de o terță parte căreia i-ai comunicat datele de acces.

În cazul compromiterii credențialelor, utilizatorul are obligația de a notifica imediat furnizorul și de a-și schimba parola.

3.3 Utilizare acceptabilă

Este interzisă utilizarea platformei pentru:

• activități ilegale sau frauduloase, inclusiv emiterea de documente fictive;
• spamming, atacuri informatice sau tentative de compromitere a sistemului;
• accesarea neautorizată a conturilor altor utilizatori;
• revânzarea sau redistribuirea accesului la platformă fără acordul scris al furnizorului.

4.1 Planuri de abonament

Platforma poate oferi atât un plan gratuit (cu funcționalități limitate), cât și planuri plătite cu acces extins. Tarifele și funcționalitățile fiecărui plan sunt publicate pe pagina de prețuri și pot fi modificate cu preaviz de 30 de zile.

4.2 Plata și facturare

Plata abonamentelor se efectuează anticipat, pentru perioada aleasă (lunar/anual). Factura aferentă este generată automat și transmisă pe adresa de e-mail asociată contului. TVA-ul este aplicat conform legislației române în vigoare.

4.3 Politica de rambursare

Cererile de rambursare sunt analizate individual și pot fi acordate în termen de 14 zile de la prima plată, dacă serviciul nu a fost utilizat în mod semnificativ. Perioadele de abonament parțial utilizate nu sunt rambursabile, cu excepția cazurilor reglementate de legislația consumatorilor (OG 34/2014).

4.4 Suspendarea pentru neplată

În cazul neplății la scadență, accesul la funcționalitățile planului plătit poate fi restricționat. Datele rămân intacte pentru o perioadă de grație de 30 de zile, după care contul poate fi arhivat sau șters.

Prelucrăm datele dumneavoastră personale în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația română de implementare. Furnizorul acționează în calitate de operator de date pentru datele de cont, și de procesator pentru datele introduse de utilizator în platformă (date clienți, facturi etc.).

5.1 Ce date colectăm

5.2 Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, aveți dreptul la: acces, rectificare, ștergere („dreptul de a fi uitat"), restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor și opoziție. Puteți exercita aceste drepturi prin e-mail la adresa din secțiunea de contact.

5.3 Transferuri internaționale

Datele sunt stocate pe servere localizate în Uniunea Europeană. Orice transfer în afara UE se efectuează exclusiv prin mecanisme adecvate (clauze contractuale standard, decizii de adecvare).

6.1 Cookie-uri

Platforma utilizează cookie-uri strict necesare pentru funcționarea sesiunii de autentificare. Nu utilizăm cookie-uri de tracking terțe sau publicitate comportamentală. Cookie-urile expiră la închiderea sesiunii sau după o perioadă de inactivitate definită.

6.2 Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor, inclusiv:

• conexiuni criptate (HTTPS/TLS) pentru toate comunicațiile;
• stocarea parolelor exclusiv în formă hash (ireversibilă);
• accesul la date al personalului intern pe principiul necesității;
• backup-uri periodice și testarea procedurilor de recuperare.

6.3 Notificarea breșelor

În cazul unui incident de securitate care afectează datele personale, utilizatorii afectați vor fi notificați în termenele prevăzute de GDPR (72 de ore față de autoritatea de supraveghere, fără întârzieri nejustificate față de persoanele vizate).

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra platformei InvoiceManager.ro — inclusiv codul sursă, design-ul, logo-urile, șabloanele, documentația și orice alte componente — aparțin exclusiv furnizorului sau licențiatorilor săi.

Utilizatorului i se acordă o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă de utilizare a platformei pe durata abonamentului activ, exclusiv în scopuri legale și conform prezentelor termeni.

Conținutul creat de utilizator în platformă (facturi, date clienți etc.) rămâne proprietatea exclusivă a utilizatorului. Furnizorul nu revendică drepturi asupra acestuia și îl utilizează exclusiv pentru furnizarea serviciului.

În măsura permisă de legislația aplicabilă, furnizorul nu răspunde pentru:

• pierderi de profit, venituri sau date ca urmare a utilizării sau imposibilității de utilizare a platformei;
• inexactități în datele furnizate de terți (ANAF, cursuri valutare BNR etc.);
• întreruperi temporare datorate mentenanței, actualizărilor sau evenimentelor de forță majoră;
• daune cauzate prin utilizarea necorespunzătoare a platformei sau accesul neautorizat la cont.

Răspunderea totală a furnizorului față de un utilizator nu va depăși, în niciun caz, suma plătită de acesta pentru abonament în ultimele 3 luni anterioare producerii prejudiciului.

9.1 Reziliere de către utilizator

Utilizatorul poate solicita oricând ștergerea contului, prin contactarea suportului. La ștergerea contului, toate datele asociate (firme, facturi, clienți, documente) sunt eliminate definitiv din sistem în termen de 30 de zile. Se recomandă exportul datelor înainte de solicitarea ștergerii.

9.2 Reziliere de către furnizor

Furnizorul poate rezilia accesul unui utilizator în cazul:

• încălcării prezentelor termeni sau a legislației aplicabile;
• neplății abonamentului în termenele stabilite;
• utilizării platformei în scopuri frauduloase sau ilegale;
• inactivității contului pentru o perioadă mai mare de 24 de luni (cu notificare prealabilă).

9.3 Efectele rezilierii

La reziliere, dreptul de utilizare a platformei încetează imediat. Datele stocate sunt șterse conform politicii de retenție, cu excepția celor pentru care există obligații legale de păstrare.

Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica prezentele condiții. Modificările semnificative (care afectează drepturile utilizatorilor sau tarifele) vor fi comunicate prin:

• notificare în platformă (banner sau mesaj în cont), cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare;
• e-mail la adresa asociată contului.

Continuarea utilizării platformei după data intrării în vigoare a noilor termeni reprezintă acceptul implicit al modificărilor. Dacă nu ești de acord cu noii termeni, ai dreptul de a rezilia contul înainte de data de intrare în vigoare.

Prezentele condiții sunt guvernate de legislația română. Orice litigiu se va soluționa pe cale amiabilă sau, în caz contrar, de instanțele judecătorești competente din România.

Pentru orice întrebări legate de acești termeni, politica de confidențialitate, exercitarea drepturilor GDPR sau alte aspecte legate de utilizarea platformei, ne poți contacta: